لن تتمكن أي شركة من التحكم التام بعمليات التشغيل لديها ما لم تكن عملياتها المؤسسية واضحة التفاصيل، ومصممة وفق أفضل الممارسات، ومضبوطة بدقة بناء على التطبيق العملي.كفاءة عالية مع أيدي عاملة أقل وتوفير للوقت والمال! أي صاحب عملٍ لا يتمنى تحقيق هذه المعادلة في ظل التحديات التي يفرضها الواقع من تسارعٍ في عالم الأعمال والتقنيات الخاصة به.
باستخدام التكنولوجيا للأعمال التجارية تزداد كفاءة العمل في جميع أقسامه عن طريق القضاء على قدر كبير من المهام المتكررة وتقليل عدد الساعات التي تستغرقها المهام الزائدة عن الحاجة وأيضًا تحسين الإنتاجية بشكل عام. دفعت كل هذه الفوائد وغيرها أصحاب الشركات إلى استخدام التشغيل الآلي في أعمالهم.
ونحن في شركة Corporate Stack ندرك أنه كي تحصل الشركات على أقصى ما تمنحه عملياتها التجارية لا بد لها من تبني خطة استراتيجية لأتمتة تلك العمليات ، وهو ما يتطلب تضافر الجهود بين مختلف إدارات تلك الشركات وتطبيقاتها وكياناتها.
ما هو التشغيل الآلي؟
التشغيل الآلي هو استخدام التكنولوجيا بدلًا من استخدام الطرق اليدوية في العمليات اليومية المتكررة، بداية من طريقة التوظيف إلى المحاسبة، حيث يساعد كل ركن من أركان العمل .
ومن خلال هذه الآلية تستطيع الشركات أن تصل للمستوى المثالي من إنجاز المهام وادارة الحسابات والأعمال والإنتاجية وفي مرحلة متقدمة من تشغيل العمل آليًا يصبح الوصول للبيانات سهلًا و لحظيا حيث يتم تجميعها في نقطة مركزية واحدة، كما تصبح عملية تحليل البيانات سهلة، واضحة ومنتظمة مما يساهم في سهولة اتخاذ القرارات الهامة وتعزيز نمو العمل وكفاءته.
لماذا يحتاج عملك إلى التشغيل الآلي :
يعتقد الكثير أن التشغيل الآلي للعمليات التجارية يوفر الوقت والجهد والمال، فقط ولكن فوائده لا تقف عند هذا الحد فقط.
يساهم في تقليل حجم القوى العاملة التي يتطلبها إنجاز المهام، وفي المقابل فإن القوى العاملة المتبقية تنشغل بمهام وأعمال أكثر أهمية.
فمثلًا؛ مع التشغيل الآلي أنت لست بحاجة لتعيين موظفين تنحصر مهام أعمالهم فقط في الرد على استفسارات عملائك على مواقع التواصل، استخدام التشغيل الآلي يغني عن هذا وأكثر.
- كما يترتب على تقليل القوى العاملة واستبدالها بالأساليب الآلية الحديثة الحدّ من الأخطاء البشرية والوقت اللازم لتصحيحها.
- في مراحل متقدمة من التشغيل الآلي للعمل تحصل على بيانات وتقارير مالية مفصلة وتوقعات مستقبلية عن العمل مما يساعدك على النمو بشكل سليم .
طريقة عمل التشغيل الآلي للأعمال التجارية :
- تحليل نشاط الموظفين
حركة موظفيك داخل الشركة ونشاطهم من المهام التي يجب أن تلاحظها كصاحب عمل حيث معدل الدوران المرتفع للموظفين يدل أن هناك خطبًا ما يجب أن تنتبه له، كذلك التقارير المبنية على إنتاجيتهم في العمل فمثلًا من الضروري متابعة تقدم موظفي المبيعات شهرًا بعد شهر، وكذلك قسم التسويق وغيرهم.
نقدم افضل برامج تقوم بتتبع مهام كل موظف وإنشاء تقارير جاهزة لأصحاب العمل، وبالتالي يستطيع صاحب العمل بناءً على هذه التقارير رصد المشاكل في حال وجودها واتخاذ القرارات الصحيحة لصالح العمل والموظفين، كما تمكنه هذه التقارير من مكافأة المتميزين في العمل وتشجيعهم.
- نقل الملفات
يحتاج أحد موظفي قسم التسويق ملفًا مهمًا من قسم المبيعات، وفي نفس الوقت يحتاج المدير التنفيذي إلى مجموعة ملفات مالية من قسم المحاسبة، ومسؤول تلك الملفات لدى قسم المحاسبة مشغول بتجهيز ملفات أخرى.
الكثير من التفاصيل والخطوات والجهد وبطبيعة الحال التأخر في العمل باستخدام التشغيل الآلي تستطيع الشركات تخزين الملفات بشكل رقمي يسهل الوصول إليه عند الحاجة بكل كفاءة، مثل استخدام منصات Google Doc أو Dropbox
- إعداد التقارير
عملك يعتمد بشكل أساسي على جداول البيانات وإعداد التقارير ولكن تكرار هذه العملية يوميًا يستغرق منك الكثير من الوقت والجهد مع احتمالية حدوث الأخطاء الناتجة عن العامل البشري عليك بالتفكير في التشغيل الآلي لإنجاز هذه المهام، بالاستخدام الآلي يتم توزيع المعلومات والبيانات التي تُبنى عليها التقارير بشكل يومي أو أسبوعي، ما يسهل من عملية استعراضها و استدعائها مرة أخرى، كما يُسهّل التنبؤ بالأداء في المستقبل واتخاذ القرارات السليمة التي تخدم العمل.
ومن خلال استخدام التشغيل الآلي تستطيع جدولة إصدار التقارير وإرسالها لمن يحتاجها من أصحاب القرارات، مما يجعل العمل أكثر انسيابية وأعلى كفاءة.
- التشغيل الآلي لرسائل البريد الإلكتروني
يقضي معظم الموظفين ساعات طويلة في تلقي رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ومتابعة العملاء بمختلف استفساراتهم مما يؤخرهم عن إتمام أعمالهم الرئيسية.
كصاحب عمل هل سألت نفسك سؤال ما الذي يمكن أن يحقق موظفوك إن كانوا أكثر إنتاجية ؟
بواسطة التشغيل الآلي للبريد الإلكتروني يختفي قدر كبير من التعامل اليدوي مع رسائل البريد الواردة عن طريق إرسال الردود الآلية وبالتالي يحتفظ الموظفون بقدر كبير من طاقتهم في التركيز على الوظائف الرئيسية.
- المهام المحاسبية
عملية المحاسبة هى العملية الأصعب والأكثر تعقيدًا واستغراقًا للوقت والجهد بواسطة إنجاز هذه العملية آليًا أو جزء كبير منها ستحصل على الكثير من الفوائد، كما ستتخلص من كثير من الخيارات المرهقة كاختيار برنامج محاسبي ذا نظام منفصل عن بقية أنظمة الشركة أو اختيار الطرق اليدوية ذات المشاكل والأخطاء الكثيرة.
يُمكنك تشغيل العمليات المحاسبية آليًا من التخلص من المشاكل الناتجة عن الإدخالات اليدوية للبيانات، وإدارة كلًا من الفواتير والدفع والإيرادات في الوقت المحدد وتخزين الملفات المالية وتنظيمها، وكذلك معالجة جميع الأخطاء المحاسبية ومرونة إنشاء التقارير الخاصة بها.
- الاجتماعات
إدارة الجداول الزمنية وتنظيم الاجتماعات ومتابعة الحضور في الغالب أنشطة تتم يدويًا، ولكن مع نظم التشغيل الآلي يصبح الأمر أكثر سهولة وأعلى كفاءة، فبدلًا من الطرق التقليدية لإنشاء الاجتماع ودعوة الحضور تليفونيًا تستطيع البرامج فعل هذا بكل هدوء، مثل خدمة Google Meet كما تساعد تقنيات التشغيل الآلي في دعم الاجتماع نفسه وتحسين التواصل قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع وبعده.
- التواصل
التواصل بين أعضاء كل قسم فيما بينهم وبين باقي الأقسام أمرًا هامًا للاطلاع على المعلومات الضرورية، لكن إرسال الرسائل البريدية أو النصية أو حضور الاجتماعات بشكل فعلي واستدعاء الأشخاص من أجلها أمرًا مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلًا.
يساعد التشغيل الآلي في اختصار كل تلك الخطوات عن طريق إنشاء وإرسال رسائل تذكيرية متكررة بشأن الأحداث المقبلة، وإظهار الجدول الزمني الخاص باللقاءات ومعرفة من قبل اللقاء ومن قام بالرفض، كما يساعد التشغيل الآلي في تسهيل التواصل مع العملاء بشكل كبير عبر البرامج المتعددة.
فوائد التشغيل الآلي في الأعمال التجارية من Corporate Stack
- الدقة والسرعة في إعداد المستندات وإجراء العمليات الحسابية ,وتنفيذ الإجراءات المحاسبية مثل:عمليات التسجيل ,والتبويب,التحليل,وحفظ المستندات وهذا يؤدي بدوره إلى توفير الوقت والمجهود ,وتقليل حجم الأخطاء الحسابية وتخفيض تكاليف تشغيل العمليات الحسابية التي تقوم بها المنشأة.
- تحسين عملية حفظ الدفاتر والمستندات المحاسبية وتسهيل عمليات تجميعها وتخزينها واسترجاعها في شكل معلومات لإدارة أعمالك التجارية.
- سرعة إنجاز العمليات المتشابهة في وقت واحد وتسجيل عدد كبير من العمليات المحاسبية باستخدام عدد أقل من الأفراد في وقت قصير.
- احكام الرقابة الداخلية والذاتية على تنفيذ العمليات بحيث يمكن تلافي الاخطاء في مراحل التشغيل المختلفة أول بأول مما يحقق الدقة في استخراج المعلومات والنتائج النهائية وذلك نظرا لاحتواء الحاسوب على وسائل للضبط والرقابة والتحقق من النتائج و تمكن الإدارة من التثبت من صحة العمليات .
- زيادة الثقة في المعلومات الناتجة من التشغيل الآلي والمعروضة في التقارير بحيث يمكن استخدامها من قبل متخذي القرارات كأساس سليم وموثوق به لاتخاذ القرارات.
- تحسين عمليات الرقابة واتخاذ القرارات عن طريق زيادة كفاءة انظمة الرقابة الادارية وتقديم المعلومات والتقارير المناسبة,بالإضافة إلى سرعة توصيل معلومات التغذية العكسية الناتجة عن تطبيق القرارات.
- كذلك يؤدي استخدام التشغيل الآلي إلى توفير المرونة الكاملة في تصميم نظم المعلومات المحاسبية,من خلال تخزين واسترجاع المعلومات في الوقت المناسب ,نظرا لاحتوائه على قاعدة بيانات متطورة .
- عند توفير الوقت يصبح لدينا مجال زمني أكبر لمضاعفة الإنتاج في العمل، وهذا يعزز من القدرة الإنتاجية بشكل متسق ومنتظم.
- ستستغني عن الكثير من الاحتياجات الأخرى كالورق مثلاً والحبر وإلى ما ذلك فنظم التشغيل الآلي تستوعب كميات هائلة من المعلومات في قرص مضغوط واحد.
- أخطاء التشغيل الآلي تكاد تكون نادرة وذلك يقلل من الأخطاء اليدوية الشائعة التي تحدث في أغلب المؤسسات أو المكاتب، فذلك سيرفع تقدير الشركة ومستواها، كما سيقل مستوى الغش والخداع والفساد والمشاكل المعتادة في هذا المجال.
- توفير المال يمكن للتشغيل الآلي أن تحل مكان من ثلاثة إلى خمسة موظفين وبذلك لن تحتاج إلى دفع رواتب إضافية للموظفين بل يمكن الاستفادة منهم في قسم آخر لا يمكن للآلة العمل به، وبذلك نضع كل شخص في مكانه الصحيح مع تخفيف العبء المالي على الشركة.
- مرن ومن السهل التعامل معه بشكل أفضل، حيث أن برمجته أو إدخال شيفرة جديدة عليه ليس بتلك الصعوبة فهو قادر على إنجاز أكثر من مهمة في وقت مناسب.
- يمكنك الانتهاء من الأعمال وأنت خارج مكتبك وذلك مفيد في الحالات المستعجلة والضرورية، فإذا كنت بعيداً وكان لديك عمل تنجزه يمكنك الدخول عبر الهاتف إلى الموقع الخاص بك وطلب المهام المرادة بسهولة.
- الرد التلقائي مئات بل آلاف الرسائل التي تصل إلى المكاتب الحكومية أو الخاصة تحتاج إلى مسح وقراءة لمعرفة الطلب المراد ثم الرد الصحيح والمناسب، إذا وظفت التشغيل الآلي في الرد التلقائي وعينت رموزاً للطلبات والرد، فأنت اختصرت العديد من الساعات اللازمة للقراءة والرد وتجنبت أن تنسى إحدى الرسائل أو أن يحدث خطأ ما في الرد.
- جمع البيانات عند الحاجة إلى الحصول على بيانات شخص ما أو لمعرفة معلومات عنه ابتعد عن الطرق التقليدية كالبحث في المستندات أو الأوراق مثلاً، فعن طريق نظام التشغيل الآلي يمكن ترتيب البيانات في جداول وبطريقة ما بكتابة الاسم فقط يستطيع الموظف الحصول على كافة المعلومات المراد الوصول إليها.
- تمتة الأوراق في هذه الطريقة يسعى مستخدميها إلى تحويل كافة المعاملات الورقية إلى صفحة إلكترونية على الحاسوب، فمثلاً إذا احتاج أحد العاملين لإجازة فلا داعٍ لجلب العديد من الأوراق والتنقل بها في العديد من الطوابق، بل في ضغط زر يمكن إرسالها إلى حسابات المدراء وتوقيعها والموافقة عليها إلكترونياً، وقيس ذلك على باقي المعاملات الضخمة، وعلى الوقت المختصر بسبب هذه الطريقة.
- معالجة الفواتير العديد من الأموال والفواتير تدخل وتخرج من وإلى الهيئات بمختلف أنواعها، وهذه الفواتير من المحتمل أن تحتوي على العديد من الأخطاء، لذلك تحتاج إلى تدقيق ومراجعات عديدة و مرات متكررة أيضاً، واللجوء إلى التشغيل الآلي سيفيد في إعادة جمع وتصحيح العمليات الحسابية التي تحتويها هذه الفواتير وبدقة كبيرة.
شركة كوربوريت ستاك:
- تهدف استراتيجيتنا في المقام الأول إلى سدّ الفجوة بين متطلبات الشركات وأولويات تقنية المعلومات من خلال تقديمنا لخدمات متكاملة توفر حلولًا شاملة تمتاز بأنها حصيلة الفهم العميق لمتطلبات الأعمال المقترن بالاستخدام الأمثل لنظم تقنية المعلومات بهدف تلبية تلك المتطلبات.
- نبدأ في الخطوة الأولى بدراسة العمليات الجارية في الشركة، نصنفها حسب أهميتها إلى عمليات أساسية وعمليات داعمة، ثم نعمل على أتمتة جميع الأنشطة الناتجة عن سير أي عملية، ونجمع تلك الخدمات بأسلوب بسيط في مراكز خدمة رقمية وأخرى مادية.
- نحن ندرس بعناية متطلبات عملك ونخطط بشكل منتظم لمشروع التنفيذ لضمان التسليم في الوقت المناسب.
- نحن شريك مع شركتك على المدى الطويل نقف إلى جانبك حتى بعد اكتمال المشروع ونقدم دعم محلي تنافسي و نلعب دورًا مهمًا في مساعدة إدارة التغيير في مؤسستك.
- وفي Corporate Stack نقدم لكم فرصة التدريب على برامجنا؛ من خلال تدريب المستخدمين على تشغيل واستخدام البرامج وكذلك الاستفادة من جميع ميزات البرنامج ، استخراج كافة التقارير المطلوبة، وتدريب إدارة نظم المعلومات على جميع أعمال إدارة البرامج و عمليات النسخ الاحتياطي ونقل البيانات بين الفروع وأعمال إدارة وصيانة البرامج، وتدريب الإدارة العليا على كيفية الاستفادة من مخرجات البرامج والتي تكون على شكل تقارير تساعد في دعم اتخـاذ القرارات، بجانب كافة خدمات الدعم التقني والفني لشركائنا.
- نحرص على دفع شركائنا وعملائنا نحو النجاح والتطور من خلال تقديم حلول متكاملة تساعدهم في سرعة اتخاذ القرارات لتحقيق النمو والتطور المستمر.
- يعتبر برنامجنا قائم على قاعدة بيانات وأدوات أوراكل التي تعتبر أقوى قواعد بيانات في العالم، كما يمكنكم التعامل مع النظام من أي مكان وفي أي وقت من خلال أي جهاز كمبيوتر أو تابلت او موبايل، بجانب نظام متعدد اللغات يتيح النظام التعامل معه بأكثر من لغة ويستطيع التعامل باللغة العربية والإنجليزية في نفس الوقت وعلى نفس الشاشة.
- يمتاز هذا البرنامج بقدر كبير من الأمان والسهولة وعدم التعقيد في تداول البيانات والمعلومات، بالإضافة إلى قدرته على استيعاب كميات ضخمة من البيانات.
- نقوم بتوفير برامج وخدمات عالية الجودة لعملائنا لنضمن لهم المزيد في التقدم والنجاح من أجل مواصلة تحقيق التنمية .
