المصروفات التي تنفقها الشركة . وهو ما يجعل تطوير نظام إدارة الموارد البشرية من الأولويات والضروريات الإدارية لما لأهمية هذا النوع من الأنظمة كأحد أهم الأدوات التي تعمل على السيطرة على التكاليف وظبطها وكذا تحسين و رفع الإنتاجية.
نظام إدارة الموارد البشرية
يمكن تعريف نظام إدارة الموارد البشرية على أنه مجموعة من الممارسات التنظيمية ، و التي تهدف إلى تعبئة الموارد البشرية في الشركة وتطويرها من أجل الحصول على إنتاجية أكبر وجودة عمل أفضل وكذا توفير بيئة أنسب للموظفين و العمال. وذلك من خلال تطوير المهارات و تحفيز الموظفين و تنسيق المعلومات وتنظيم قوانين العمل و العلاقات بين مختلف المستويات منذ التعيين وحتى بعد مغادرة الشركة ( التقاعد ، الفصل ، الاستقالة…) .
ينقسم نظام ادارة الموارد البشرية إلى نشاطين رئيسين يتمثلان في الجانب الإداري و الجانب التطوري :
- الجانب الإداري لنظام إدارة الموارد البشرية : وهو الجزء الذي يغطي الرواتب ، الجوانب القانونية ، عقود الموظفين ، … وغيرها.
- الجانب التطوري لنظام إدارة الموارد البشرية : وهو الجزء الذي يشمل الإدارة الوظيفية ، المهارات ، إدارة الأداء ، التوظيف والتدريب …
اقرأ عن : كيف يمكن لبرامج الموارد البشرية تعزيز إنتاجية المشروعات الصغيرة؟
وغالبا ما تكون مسؤولية القيام بهذين النشاطين موزعة على إدارة مكونة من مدير الموارد البشرية وعدة موظفين لكل واحد منهم مهمة معينة . ويهدف هذا النظام إلى العمل على تنفيذ استراتيجية فعالة يتم فيها التوفيق بين الاحتياجات الاقتصادية و الواقع الاجتماعي للشركة من خلال سياسة إدارية و اجتماعية مدروسة ودقيقة.
الفرق بين إدارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين
يكمن الفرق بين ادارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين في نطاق و توجه كل منهما ، ويمكن اعتبار الأولى امتداد تطوري للشكل التقليدي لمفهوم ادارة العنصر البشري في الشركة .
وتتمثل إدارة شئون العاملين في الإدارة اليومية للموظفين ، بداية من إطلاق ، معالجة وإضفاء الطابع الرسمي على التوظيف و مراقبة تحركات العاملين ( التأخير ، الأذونات ، الأجازات المرضية …) وحتى معالجة ودفع الأجور نهاية بتسوية العقود و كذا تطبيق اللوائح الداخلية و القانونية الخاصة بالعمل.
فيما تعتبر إدارة الموارد البشرية استراتيجية يتم من خلالها تنفيذ سياسات ادارة العنصر البشري في الشركة بداية من سياسة التوظيف ، والتقييم وحتى تدريب وتأهيل الموظفين … . إذ تعد إدارة الموارد البشرية نظام مراقبة و تطوير للشركة وفي نفس الوقت نفسه خطة يتم من خلالها ادارة السياسات المهنية و تنمية الفرد لتحقيق معدلات انتاجية أكبر و السيطرة بشكل أكبر على التكاليف مما يساعد على تحسين الأداء الاقتصادي للمؤسسة.
برنامج شؤون الموظفين
في الواقع ، تعتبر ادارة الموارد البشرية الشريك الاستراتيجي للمدراء التنفيذيين في الشركة ، فلم يعد ينظر للموظفين على أنهم مجرد عامل تكلفة ، ولكنهم يمثلون عنصر مهم جدا في نجاح مختلف الأنشطة في أي مؤسسة مهما كان حجمها أو هيكلتها. ولذلك فإن استخدام برنامج شؤون الموظفين له أهمية لا تقل عن أهمية هذه البرامج عن الأخرى كبرامج الحسابات والمبيعات مثلا .
حيث أن إدارة الموظفين بكفاءة يشكل ميزة تنافسية تظهر من خلال الأمن الوظيفي ، والالتزام (الالتحاق ، والولاء) ، ومستوى الراتب الكافي ، والتطوير الوظيفي والقيادة ، … . وبالتالي أصبح دمج هذا البرنامج في استراتيجية ادارة الموارد البشرية للشركة ضرورة يفرضها واقع الأعمال اليوم خصوصا مع التطور الرقمي الذي نشهده.
ويعد برنامج شؤون الموظفين أو ما يعرف كذلك ببرنامج شئون العاملين هيكل ذو تفرعات لا حصر لها ، تتناسب مع حجم المؤسسة مهما كان عدد موظفيها أو فروعها . ويتم من خلاله إنشاء ملف يشمل بيانات كل موظف في الشركة و التي تتمثل في : الإسم ، الجنس ، الكود ، العنوان ، رقم الحساب البنكي ، الحالة الإجتماعية، … وغيرها.
ويكون كل ملف مرفق بصورة شخصية للموظف و صور مسوغات التعيين الخاصة به ، وكذا عدة بيانات أخرى للموظفين الأجانب على حد سواء وتشمل : بيانات الموظف الأجنبي ، جهة الانتداب، و بيانات المرافقين له…
إن برنامج شئون العاملين هو نظام معلومات يتم من خلاله إدارة مختلف العمليات المتعلقة بالموظفين بكفاءة عالية و دقة.
وتشمل الميزات الرئيسية لهذا البرنامج :
- إعداد كشوفات المرتبات: تجهيز كشف المرتب لكل عامل ، إعلان الموظفين بتحويل مرتباتهم …
- التدريب و التطوير: إدارة ومراقبة ميزانية التدريب ، توزيع ومراقبة سيرورة التدريب ، إعداد برامج التدريب و جدولة مواعيدها..
- إدارة الوظائف والكفاءات: تحديد الوظائف المختلفة في الشركة ، و معايير كل وظيفة ، وكذا مهام كل موظف و الكفاءات التي تحتاج المؤسسة لتعيينها.
- إدارة الوقت: وضع الجداول الزمنية ، إدارة الغيابات ، متابعة التأخير .
- تحديد الهيكلة و المستويات الإدارية في الشركة: تعريف هيكلة الإدارات و مختلف أقسام كل إدارة وفقا لتدرج الهيكل التنظيمي في المؤسسة.
- تسجيل مختلف بيانات العاملين في الشركة: مثل البيانات الشخصية ، و الوظيفية …
ضرورة دمج برنامج شئون العاملين في نظام ادارة الموارد البشرية
وتظهر ضرورة دمج برنامج شئون العاملين في نظام ادارة الموارد البشرية في كونه يقدم حلول أسهل و أفضل لإدارة موارد الشركة و التي تظهر من خلال :
- وضع سياسة فعالة لإدارة الموظفين و الكفاءات و الكشف عن متطلبات الشركة ومعايير التعيين.
- تنفيذ سياسة تدريب تتكيف مع الاحتياجات الاستراتيجية للشركة .
- إدارة جميع أنشطة العاملين بشكل مستمر.
- توقع ومراقبة تكاليف الموظفين.
- تبسيط عملية إدارة كشوف المرتبات ومراعاتها لجميع القيود القانونية .
- تحسين التنظيم و التنسيق بين مختلف الإدارات ومراقبة الالتزام بمواعيد العمل .
إن نظام ادارة الموارد البشرية هو أحد الأعمدة التي ترتكز عليها الشركات مهما كان نشاطها وحجمها في السوق ، حيث يمكن من إشراك الموظفين من خلال بوابة موارد بشرية حديثة وديناميكية وتسهيل إدارة شؤونهم و القيادة بالاعتماد على مؤشرات موثوقة ودقيقة.
