تُعد التقارير أدوات قيمة وأساسية لأي مؤسسة بغض النظر عن الحجم أو الصناعة التي تعمل بها، كما أنها توفر وسيلة لتتبع وتحليل الأداء والصحة العامة للأعمال التجارية مع تحديد مجالات التحسين وفرص النمو، كما أن التقارير ضرورية كجزء من المتطلبات التنظيمية، كما أن التقارير والمراقبة المنتظمة للأعمال ضرورية أيضًا للعديد من المنظمات لإبقاء الإدارة العليا وأعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الآخرين على علم بما يحدث داخل المنظمة وإدارة فريق العمل عن بعد، وفي هذه المقالة سنعرض لكم أهم أنواع التقارير وما هي أفضل طريقة لكتابة التقارير، وكيف يمكن أن تساعدك أنظمة corporatestack في توفير التقارير التي تطور نشاطك.
أنواع تقارير الاعمال وشكل التقرير
توفر التقارير رؤى مفيدة للإدارة مثل المعلومات المتعلقة بالإنفاق والأرباح والنمو، كما تقدم التقارير تفاصيل مهمة يمكن استخدامها للمساعدة في تطوير التوقعات المستقبلية وخطط التسويق وتوجيه تخطيط الميزانية وتحسين عملية صنع القرار.
ويستخدم المديرون أيضًا تقارير الأعمال لتتبع التقدم والنمو، وتحديد الاتجاهات، بالإضافة إلى المساعدة في توجيه القرارات المهمة، وتساعد تقارير الأعمال بشكل خاص في بناء مسار تدقيق لأنشطة الأعمال، وفيما يلي أهم أنواع التقرير:
- تقرير المخزون
وهي تقارير تعبر عن حركة المخزون داخل وخارج المستودع، كما أنها تساعد الشركة على تحديد أي مشاكل تؤثر على الأداء مثل فقدان المنتج أو التقادم أو المخزون الميت.
- تقرير تحليل السوق
هذا النوع من التقارير تساعد أصحاب الأعمال في تحديد كيفية تخصيص مواردهم، فعلى سبيل المثال، عندما يخلص تحليل للسوق إلى أن سنة العمل التالية ستشهد نموًا متسارعًا، يمكن للشركات زيادة ميزانيتها التسويقية للاستفادة من ذلك.
- تقرير تحليل الاتجاه
تدعم هذه التقارير تطوير الأعمال على المدى الطويل من خلال فحص الاتجاهات الإحصائية مثل تفضيلات المستهلك والمجموعات الديموغرافية التي تشهد أسرع معدل نمو، والهدف من تقرير تحليل الاتجاه هو تحديد فرص النمو لتمكين الشركات من بناء حصتها في السوق قبل المنافسين.
- تقرير مالي
يتم إعداد التقارير المالية بشكل عام على أساس منتظم من قبل معظم الشركات وتساعد على ابقائها على المسار الصحيح نحو تحقيق أهداف الإيرادات والأرباح.
وهي أحد أهم أنواع التقارير التي تسلط الضوء على أي فروق في النتائج المالية مقارنة بالتوقعات الواردة في خطة العمل السنوية وستشرح سبب أي تباين سلبي كبير.
- تقرير التحليل التشغيلي
توضح هذه التقارير مدى كفاءة عمل الشركة وستوصي بطرق لتحسين الإنتاجية بشكل أكبر، وقد يشير تحليل مراقبة المخزون إلى أن الشركة تواجه نقصًا دوريًا في المواد الخام الرئيسية التي تمنع الوفاء بالطلب في الوقت المناسب.
- تقرير الأداء
يساعد تقرير الأداء في مراقبة اتجاهات الأداء، مما يمكن الشركة أو المؤسسة من وضع مؤشرات الأداء الرئيسية والمعايير وأهداف العمل بناءً على أهم جوانب العمل.
كما يسمح تقرير الأداء للأعمال التجارية بمقارنة الأداء عبر الأطر الزمنية المختلفة ويجب أن تتوافق أهداف التقرير دائمًا مع مؤشرات الأداء الرئيسية لإثبات ما إذا تم الوفاء بها أو حتى تجاوزها.
طريقة كتابة تقرير
يوثق كتابة تقرير التقدم المحرز في أعمالك وتخدم البيانات التي تم جمعها عدة أغراض مهمة، كما يساعد كتابة تقرير ما في توجيه عملية صنع القرار الاستراتيجي، الأمر الذي يساعد قادة الأعمال على صياغة الأمور والتخطيط الجيد باستخدام بيانات التقرير.
كما تعمل التقارير أيضًا كوسيلة لتسجيل الأنشطة السابقة وتساعد على تحديد فرص النمو المستقبلية من خلال تحديد النجاحات المثبتة بالفعل أو ما يمكن القيام به للمضي قدمًا، لذلك فكتابة التقارير لها أهمية كبيرة لذلك يجب كتابتها بشكل صحيح.
حجم التقرير يمكن أن يتراوح من صفحة واحدة إلى 100، وهناك هيكل مهم دائمًا أثناء كتابة التقرير يجب الالتزام به لأنه يسمح للقراء بالتنقل في التقرير بسهولة، وفيما يلي هذا الهيكل الذي يوضح طريقة كتابة تقرير:
- المسألة الأولى: اذكر اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال وتاريخ التقديم، كما يمكنك أيضًا إنشاء عنوان للتقرير.
- الخلفية: حدد خلفية الموضوع الذي ستتناوله، إلى جانب الغرض من التقرير نفسه.
- النتائج الرئيسية: قدم الحقائق والبيانات والنتائج الرئيسية ذات الصلة بالغرض المذكور في الخلفية، يفضل أن تكون واضحًا ومحددًا، خاصة وأن التقرير بأكمله يعتمد على المعلومات الواردة في هذا القسم.
- الخلاصة: لخص النتائج الرئيسية وفسرها، وحدد المشكلات الموجودة في البيانات، وأجب عن الأسئلة التي أثارها الغرض.
- التوصيات: اقتراح حلول لأية مشاكل مذكورة في الخاتمة، ولخص كيفية عمل هذه الحلول، على الرغم من أنك تقدم رأيك الخاص في هذا القسم، تجنب استخدام الضمائر الشخصية واحتفظ بكل شيء في إطار من منظور الشركة.
- المراجع: ضع قائمة بمصادر جميع البيانات التي ذكرتها في التقرير، ويتيح ذلك للأشخاص معرفة من أين حصلت على معلوماتك والتحقيق في هذه المصادر نفسها.
وفي بعض الأحيان قد تطلب بعض الشركات أيضًا ملخصًا تنفيذيًا بعد قسم المقدمة، وهو ملخص كامل يتضمن خلفية التقرير والنتائج الرئيسية والتوصيات.
ويتيح هذا القسم للأشخاص التعرف على النقاط البارزة بسرعة دون الحاجة إلى قراءة المستند بأكمله، كما يمكن أن يتراوح حجم الملخص التنفيذي من فقرة إلى صفحات متعددة، اعتمادًا على طول التقرير.
نموذج كتابة تقرير عمل جاهز
تعمل تقارير على تعزيز الشفافية وبالنسبة للعديد من الشركات العامة، يعد التقرير السنوي مطلبًا قانونيًا لتزويد المساهمين والحكومة وغيرهم بالبيانات المالية ومعلومات الملكية حول الأعمال.
كما أن التقارير المنتظمة طوال سنة العمل تمكن الشركات في نفس القطاع من قياس ومقارنة أدائها مع الآخرين، وفيما يلي نموذج كتابة تقرير مُطبق عليه الهيكل الذي قمنا بشرحه في الجزء السابق للاطلاع عليه وأخذ فكرة عن شكل التقرير:
نموذج كتابة تقرير عمل جاهز
توفر أنظمة corporatestack عدد من البرامج والأدوات التي يمكنها أنو توفر لك تقارير ونموذج كتابة تقرير عمل جاهز تساعدك في تطوير نشاطك، مما سيساعدك في اتخاذ قرارات مستنيرة ومراقبة الوضع المالي لشركتك في لمح البصر، حيث توفر أنظمة corporatestack تقنيات وأدوات حديثة تمكنك من:
- إنشاء فواتيرك وإيصالاتك وشاركها مع عملائك بنقرة واحدة.
- إدارة النفقات والشراء وتقارير ضريبة القيمة المضافة.
- جدول الحسابات، حيث إنشاء مخطط الحسابات الحالي الخاص بك في أي وقت.
- سندات المحاسبة، حيث إنشاء أي نوع من سندات المحاسبة مثل فاتورة المبيعات، فاتورة الشراء، قسيمة الإيصال، قسيمة الدفع، المصروفات النثرية، قسيمة دفتر اليومية، ملاحظات الائتمان وما إلى ذلك.
- إنشاء جميع أنواع البيانات المالية مثل الميزانيات العمومية وبيانات الدخل وبيانات التدفقات النقدية.
- توفير لوحات القيادة التفاعلية باستخدام المخططات التفاعلية المضمنة، يمكنك الحصول على نظرة مستقبلية على الوضع المالي لشركتك.
