إدارة فريق العمل عن بعد مع التقدم التكنولوجي الذي نمر به، والتحول الرقمي الذي يغزو العالم في الوقت الحالي، وكذلك مع اتساع الأعمال وشتعبها بشكل كبير، أصبحت هناك حاجة ماسَّة إلى توافر إمكانية الإدارة عند بُعَد، وتٌعَد والإدارة عن بُعد، والمعروفة أيضًا باسم إدارة الشبكة أو برنامج المراقبة عن بُعد، نوعًا من البرامج المصممة لمساعدة المدراء والأفراد على متابعة سير العمل من مكانهم، وكذلك إدارة ذلك الفريق عن بُعد ومراقبة نقاط نهاية العميل والشبكات وأجهزة الكمبيوتر بشكل استباقي، وفي هذه المقالة سنعرض لكم ما المقصود بإدارة فريق العمل، وكيف تدير فريق العمل عن بُعد بفاعلية.
ما هي الإدارة عن بُعد
الإدارة عن بعد هي العملية التي تسمح للمسؤولين بالسيطرة الكاملة على جميع العمليات باستخدام برامج المصممة خصيصاً لإتاحة إمكانية إدارة الأوضاع والعمليات من مكان بعيد. وقد بدأت العديد من المنظمات في جميع أنحاء العالم في اعتماد العمل عن بعد، والبعض منهم يفعل ذلك منذ بعض الوقت، لكن بالنسبة للآخرين، إنه جديد تمامًا.
إدارة فريق العمل عن بعد:
كثيراً ما يحدث ويكون هناك مجموعة من المهنيين من مناطق زمنية مختلفة ومهارات متنوعة وثقافة مختلفة يعملون معًا في مشروع موحد، ولكن يعمل كل عضو في الفريق من موقع منفصل، ويعيش في مدن مختلفة.
في هذه الحالة سيحتاج مدير العمل أن يستخدم أسلوب إدارة فريق العمل عن بعد، وهناك بالفعل العديد من الشركات التي تعمل كشركات بعيدة بنسبة 100٪ وبالتالي تعتمد على نظام إدارة فريق العمل عن بُعد.
استراتيجيات فعالة لإدارة فريق العمل عن بعد بفاعلية
ولكن حتى تتمكن من الإدارة بشكل فعال فأنت في حاجة لمعرفة الكيفية الصحيحة التي تقوم بها بإدارة فريقك عند بُعد، وفيما يلي 5 استراتيجيات فعالة لإدارة فريق العمل عن بعد بفاعلية:
- تعيين الحدود وجداول العمل مع الفريق عن بُعد
غالبًا ما تحتاج الفرق البعيدة إلى نوع من الحدود لتوضيح عملهم وحياتهم الشخصية، ونظرًا لأن أعضاء الفريق يعملون من مناطق زمنية مختلفة، فإن أي إشعارات أو رسائل دردشة أو رسائل بريد إلكتروني يمكن أن تدمر نوم شخص ما أو تزعج وقت عائلته.ناقش جداول العمل مع كل عضو في الفريق من خلال احترام وقتهم وأظهر لهم أنك تهتم بوقتهم، وسيساعد هذا في بناء علاقات إيجابية مع الموظفين مع التأكد من عدم وجود شيء صعب للغاية على أي شخص.
- تشجيع وتبني التنوع في العمل
ليس من المستغرب أن تصادف عقبات ثقافية عند إدارة الفرق البعيدة، وتتضمن مشكلة الفرق متعددة الثقافات سوء الفهم والصراعات التي تقسم الفرق عن بعضها، وبالتالي يصبح من الصعب جدًا إدارة الأشخاص من أعراق مختلفة، واحتضان التنوع الثقافي للسماح ببناء الفريق.تتمثل إحدى الطرق البسيطة في معرفة مدى انفتاح الأشخاص المختلفين من مناطق مختلفة لتلقي التعليقات، وتعزيز عقلية قبول الاختلافات، واحترام الأعياد الوطنية لفريقك العالمي، واحترام كل اختلاف ثقافي.
- ضع التوقعات في وقت مبكر وواضح
كل عمل لديه توقعات، سواء كان العمل عن بعد أو فعليًا، وكونك واضحًا مع الموظفين سيجعلهم يركزون على العمل لتحقيق نفس الأهداف، وبالتالي يجب أن تضع توقعات واضحة لما يلي:
- ساعات العمل.
- نظام الاتصال.
- الاجتماعات في الوقت المناسب.
- المشاريع الرئيسية والمواعيد النهائية.
- الاجتماعات المقررة.
- الرد على البريد الإلكتروني.
- صقل مهارات الاتصال عبر الإنترنت
تواجه العديد من فرق العمل عن بُعد انتكاسة في الاتصال عند العمل في المشاريع، وبالتالي سيكون من الصعب دائمًا التواصل مع فرقك في مناطق مختلفة دون امتلاك مهارات تواصل جيدة.
لذلك عندما تبدأ بالمحادثة، كن سريعًا ومختصرًا، حتى لا تشعر الفرق بالارتباك، طور مهاراتك في الكتابة، وتحدث بدقة، واستخدم أدوات التعاون عن بُعد المناسبة للتعاون بشكل فعال لأن التواصل الرائع أمر حيوي في مكان العمل البعيد.
- تقديم المساعدة لهم عندما يحتاجون إليها
كونك بعيدًا عن الأنظار، قد تضطر إلى الكفاح من أجل تلبية احتياجات كل موظف، وعلى الرغم من أنك قد تكون بعيدًا عن الأنظا ، فلا تجعلهم يبتعدون عن عقلك أبدًا.
لذلك إذا كان هناك شيء ما يزعج موظفيك حقًا أو كانوا يشعرون بالضيق، فافهم الأدلة التي قد يقدمونها لك وقدم لهم يد المساعدة، فالمشاكل غير المتوقعة المتعلقة بالمشروع أو زميلك أو كيفية إنجاز العمل شائعة في كل عمل.تعرف علي : الفاتورة الإلكترونية في مصر.. مكوناتها ومميزاتها وأبرز خصائصها
برنامج متابعة سير العمل
بنامج متابعة سير العمل هي أحد البرامج التي تساعد في الإدارة عن بُعد، وأحد أهم الاستراتيجيات الفعالة لإدارة فريق العمل عن بعد هو الاستثمار في برنامج متابعة سير العمل المناسب.
الذي سيساعدك بشكل أساسي في ازدهار ثقافة عمل الفريق عن بُعد، حيث سيجعل كل شيء لديك تحت سقف واحد، فهو يقوم بتخطيط المهام والمشاريع وحتى الأشخاص، إليك ما يمكنك فعله في برنامج إدارة المشروع:
- التواصل مع فريق العمل عن بُعد.
- تتبع تطور العمل أو المشروع.
- تتبع الإنتاجية في العمل.
- الحفاظ على الجداول الزمنية وإدارتها.
- تبادل المعلومات في الوقت الحقيقي.
- إجراء مناقشات.
- إدارة المهام.
- تفاعل عبر مناطق زمنية مختلفة.
مراقبة سجل عملية سير العمل عبر CorporateStack Remote Team Management Software
وتوفر لك CorporateStack واحد من أفضل برامج متابعة سير العمل، وهو CorporateStack Remote Team Management Software والذي ستتمكن من خلاله من مراقبة سجل عملية سير العمل بسهولة وفاعلية، وبالتالي إدارة فريق العمل عن بعد بكفاءة واضحة.
ويمكنك الحصول على جميع الميزات لإدارة الفريق عن بُعد الفعالة وتعاون الفريق مع برنامج CorporateStack Remote Team Management Software. والذي سيساعدك في تجهيز موظفيك بجميع أدوات تطبيق التعاون عن بُعد الأساسية اللازمة للعمل عن بُعد بكفاءة والحفاظ على سير أعمالك بصحة جيدة أثناء COVID-19.
مميزات البرنامج وخصائصه:
قم بتبسيط العمليات المعقدة بواسطة تطبيقات ستسهل عمل فريقك، يتضمن برنامج إدارة القوى العاملة عن بُعد CorporateStack مجموعة من الأدوات التي تسمح لموظفيك بالتعاون بشكل فعال داخل مؤسستك، وبالتالي يتم تحسين الإنتاجية من خلال مساعدة الموظفين على مشاركة المعلومات المتعلقة بالعمل بطريقة ودية وفعالة، وفيما يلي أهم مميزات وخصائص البرنامج:
- المراسلة الفورية
يوفر برنامج تعاون فرق مكان العمل عبر الإنترنت CorporateStack للموظفين ميزة المراسلة الفورية لإجراء اختبار اتصال بين بعضهم البعض وتبادل المعلومات بسرعة، كما يمكن نقل تعاون الفريق إلى المستوى التالي من خلال ميزة الدردشات الجماعية للمراسلة الجماعية.
- توزيع وإدارة المهام
يساعدك برنامج CorporateStack Remote Team Management Software في تعيين الإجراءات وإضافة التذكيرات إلى المهام ليتم إخطارك على اليمين حتى لا تفوتك أي مهمة.
كما أنه يتيح المزيد من التعاون عن بُعد من خلال إمكانية مشاركة أنشطتك مع فريقك، فهو بمثابة نظام تعاون عن بُعد سحابي سهل الاستخدام في دبي والإمارات العربية المتحدة ودول مجلس التعاون الخليجي.
لذلك من خلال البرنامج ستتمكن من تعيين المهام إلى موظف واحد أو أكثر من فريقك باستخدام ميزة مهام مجموعة برامج إدارة فريق CorporateStack، كما يمكن ربط المهام المعينة بأي نشاط تجاري من اختيارك مثل عميل متوقع أو عرض أسعار.
- إنشاء المذكرات والرسائل
أنشئ مذكراتك المهمة واجعلها متاحة لجميع موظفيك على لوحات المعلومات الخاصة بهم، كما يساعد برنامج الإدارة عن بُعد CorporateStack موظفيك على طلب خطابات الموارد البشرية عن بُعد، ويسمح لهم بملء النماذج المنشورة وتوقيعها.
- ميزة الأحداث والألبومات
ميزة الأحداث والألبومات هي مستودع شركتك لحفظ صور الأحداث في مكان واحد، حيث يمكنك من خلال البرنامج أيضاً حفظ صور أحداث شركتك وقم بتجميعها حسب الألبوم، ولا تفقد أبدًا لحظات نجاح شركتك.
- تطبيق CorporateStack CRM للأجهزة المحمولة
ويتوافر أيضاً تطبيق CorporateStack CRM للأجهزة المحمولة، حيث يمكنك الآن العمل من أي مكان باستخدام هاتفك الذكي المفضل، كما يمكن لمندوبي المبيعات تسجيل أنشطتهم اليومية مثل الاجتماعات والملاحظات.
يمكنهم عرض أفعالهم اليومية والأسبوعية والشهرية والحصول على معلومات سرية بشأن الإجراءات الواجبة، وكذلك يمكن للمشرفين الموافقة على عروض الأسعار وتعيين المهام لفريقهم والمزيد باستخدام تطبيق الهاتف المحمول الأصلي الخاص بنا.كيف تعرف أن نظام CRM لديك فعال؟
- الموافقة الرقمية
يتيح البرنامج إمكانية وضع توقيعك الرقمي وختم الشركة إلى النماذج والرسائل الخاصة بك بنقرة زر واحدة، وبالتالي يمكنك أيضًا الموافقة على عروض أسعار فرقك من أي مكان وفي أي وقت وباستخدام أي جهاز.
- سجل النشاطات
برنامج إدارة الفريق عن بُعد يوفر مسجل النشاط، حيث يسمح برنامج إدارة الفريق عن بُعد CorporateStack المزود بمسجل النشاط لقادة فريق المبيعات بمراقبة الأنشطة اليومية لفريقهم بسهولة.
يمكن لمندوبي المبيعات تسجيل إجراءاتهم وأنشطتهم اليومية التالية مثل الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات وما إلى ذلك.
- إعداد تقارير تفاعلية
يساعدك برنامج إدارة القوى العاملة عن بُعد CorporateStack في الحصول على رؤى حول كيفية أداء مندوبي المبيعات باستخدام تقرير تفاعلي واحد قابل للتصدير.
- وجود سحابة التخزين
يُعَد Shared Files Store هو المكان المناسب لموظفيك للعثور على جميع الملفات المطلوبة بشكل متكرر، حيث يتيح لك تطبيق CorporateStack Cloud Work عن بُعد للأعمال إتاحة المستندات المهمة على الفور لجميع موظفيك بنقرة زر واحدة.
وهناك المزيد والمزيد حول برنامج إدارة القوى العاملة عن بُعد CorporateStack لتتعرف عليه، ويمكنك الاطلاع على باقي الخدمات والميزات الأخرى من هنا
